Rozproszona struktura organizacyjna, wiele niezależnych jednostek i ogromna odpowiedzialność – tak wygląda codzienność Górskiego Ochotniczego Pogotowia Ratunkowego. By skuteczniej zarządzać finansami i administracją, GOPR postawił na cyfryzację i centralizację. Dzięki wdrożeniu nowoczesnego systemu udało się uporządkować kluczowe procesy i znacząco ograniczyć czas poświęcany na raportowanie i obsługę księgowości.
Gdy rozproszenie staje się wyzwaniem
Funkcjonowanie GOPR-u opiera się na współpracy siedmiu Grup Regionalnych, które obejmują niemal całe południe Polski – od Bieszczad aż po Karkonosze. Taka struktura organizacyjna wymagała jednak spójności, zwłaszcza w obszarze finansów i administracji. Dotychczas każda grupa działała w oparciu o własną bazę danych i odrębne rozwiązania księgowe, co skutkowało trudnościami w integracji, a także czasochłonnym raportowaniem wymaganym przez instytucje finansujące działalność GOPR-u.
Brak centralnego systemu nie tylko komplikował kontrolę i zarządzanie, ale także pochłaniał zasoby, które mogłyby zostać wykorzystane na inne działania, np. poprawę bezpieczeństwa w górach. Dlatego zdecydowano się na wdrożenie rozwiązania, które połączy wszystkie jednostki w jedną, spójną całość.
Siedem grup, jeden system
W odpowiedzi na wyzwania organizacyjne GOPR wdrożył rozwiązanie, które umożliwiło integrację finansów i kadr w jednej, centralnej bazie danych. Połączono ze sobą wszystkie regionalne jednostki oraz Biuro Zarządu Głównego. Było to istotne z punktu widzenia zarządzania dotacjami – dane na poziomie całej organizacji stały się łatwiej dostępne, a raporty zbiorcze można było generować szybciej i dokładniej.
Kluczowym etapem transformacji była migracja danych z ośmiu różnych źródeł. Jednocześnie dostosowano schematy księgowe do specyfiki każdej jednostki, zachowując przy tym jednolity standard raportowania. Dzięki temu każda grupa zachowała swoją tożsamość operacyjną, ale zyskała dostęp do wspólnych narzędzi i procedur.
Praca na nowym poziomie
Efekty wdrożenia były widoczne już po kilku miesiącach. Dzięki centralizacji:
- zredukowano czas potrzebny na przygotowanie sprawozdań dla ministerstw i instytucji finansujących,
- uproszczono zarządzanie dokumentacją księgową i kadrową,
- umożliwiono szybki wgląd w dane na poziomie całej organizacji,
- uspójniono procedury wewnętrzne,
- zautomatyzowano wiele zadań realizowanych dotychczas manualnie.
Nowy system umożliwił również tworzenie indywidualnych raportów, zestawień i dokumentów – od faktur po umowy o pracę. Dzięki temu użytkownicy z różnych grup regionalnych mogli korzystać z tych samych narzędzi, dostosowanych jednak do ich lokalnych potrzeb.
Rachunkowość, która nie hamuje działań
Z perspektywy głównej księgowej GOPR, transformacja przyniosła istotne korzyści operacyjne. Czynności, które wcześniej pochłaniały znaczną część dnia pracy – jak chociażby przygotowanie deklaracji JPK czy sprawozdań dla instytucji zewnętrznych – obecnie odbywają się niemal automatycznie.
Co ważne, centralny system umożliwił efektywny nadzór nad pracą księgowych w poszczególnych jednostkach. Dzięki temu łatwiej jest wyeliminować ewentualne nieścisłości i zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami. Zastosowany program księgowy znacząco usprawnił także zarządzanie personelem i finansami – nie tylko na poziomie lokalnym, ale i ogólnopolskim.
Co dalej?
Choć wdrożenie systemu było dużym krokiem naprzód, GOPR nie spoczywa na laurach. W planach są kolejne inicjatywy, m.in. integracja z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) oraz z rozwiązaniami wspierającymi działania operacyjne w terenie. Wszystko po to, by organizacja mogła jeszcze skuteczniej pełnić swoją misję – niesienie pomocy w najtrudniejszych warunkach, bez względu na pogodę i porę roku.
Nowoczesne narzędzia informatyczne w służbie organizacjom niosącym pomoc to nie tylko kwestia wygody czy oszczędności. To przede wszystkim szansa na lepszą organizację pracy, większą przejrzystość działań i możliwość skoncentrowania się na tym, co najważniejsze dla danego przedsiębiorstwa.